5 funciones de Excel que debes aprender

No importa si eres principiante en Excel o un experto, es posible que aún no hayas descubierto estas funciones que te ahorrarán mucho tiempo. Además, al dominar Excel puedes mejorar tus habilidades para acceder a mejores oportunidades laborales.

¿Qué es Excel y para qué funciona?

Para darte una definición precisa, Excel es una hoja de cálculo digital, la cual se utiliza para realizar operaciones numéricas empleando distintas fórmulas.

Se le conoce como hoja de cálculo porque su estructura está compuesta por filas y columnas las cuales permiten tener una mejor organización a la hora de realizar actividades contables.

Por esto, se convierte en una herramienta indispensable dentro del ámbito laboral. Incluso, muchas personas la usan para sus actividades cotidianas o proyectos personales.

Pero este programa no solo se limita a operaciones numéricas, las funciones de Excel son tan amplias que pueden servirte para cualquier cosa que necesites como:

• Elaborar tablas para introducir y manejar datos.
• Crear informes de contabilidad precisos.
• Aplicar fórmulas para hacer cálculos de una manera más automatizada.
• Crear cronogramas, calendarios, horarios, listas y cualquier tipo de tabla para llevar controles.
• Hacer gráficos por medio de plantillas y tablas dinámicas.
• Procesar texto e incluir imágenes.
• Registrar bases de datos
• Llevar registros.
• Mucho más.

Gracias a su amplia capacidad, no cabe duda del porqué Excel es tan popular en el ámbito laboral. Sus numerosas opciones agilizan las tareas, aumentan la precisión y brindan mejor organización.

5 funciones indispensables para manejar Excel

Como mencionamos, las funciones de Excel son muy extensas. Así que para dominar esta herramienta es necesario tomar cursos que te enseñen a profundidad cómo aprovechar cada característica que esta te ofrece.

Puesto que en este artículo no podemos enseñarte todas, te mostraremos las 5 funciones indispensables que debes aprender para agilizar tu trabajo.

Pegado especial

Cuando trabajas con tablas o valores puede que necesites copiar y pegar ciertos datos de la información, pero no toda. En lugar de utilizar el típico “pegar”, existe una función llamada pegado especial.

Esta funcionalidad te ayuda a pegar los datos de otra manera, ya que te permite elegir qué es lo que vas a insertar en la otra hoja o celda. Por ejemplo, puedes escoger entre valores, fórmulas, formatos, comentarios, validaciones e incluso aplicar diferentes operaciones como suma, resta multiplicación o división.

Para utilizar esta función puedes hacerlo por medio del mouse o con el teclado. Para usar el pegado especial con el mouse debes:

1.  Sombrear con el mouse la información que necesitas.
2. Hacer clic derecho y selecciona copiar.
3. Seleccionar la hoja o celda donde vas a pegar la información.
4. En la barra de herramientas debes hacer clic en la opción pegar que tiene una pequeña flecha y después en pegado especial.
5. Elegir en el recuadro que es lo que quieres pegar.

Para hacerlo a través de los comandos del teclado haz lo siguiente:

1. Sombrear la información que necesitas.
2. Oprimir Ctrl + C.
3. Seleccionar la celda donde va la información.
4. Oprimir Ctrl + Alt + V.
5. Seleccionar en el recuadro la información que quieres que se pegue.

Insertar varias filas a la vez

Si estás trabajando en una tabla muy grande, insertar una fila a la vez puede ser muy tedioso. Para agilizar la tarea tenemos la función de insertar varias filas.

Para ello selecciona con el mouse el número de filas que deseas insertar. Luego haz clic derecho y seguidamente en el botón insertar. También puedes utilizar el botón insertar que se encuentra en la barra de herramientas en la parte superior de Excel.

Si deseas insertar filas intercaladas solo selecciona con el mouse los lugares donde quieres crearlas mientras oprimes la tecla Ctrl. Seguidamente, haz clic en insertar y las tendrás de forma intercalada.

Flash Fill

Flash Fill o relleno automático es una de las funciones de Excel que te ayudarán a ahorrar más tiempo y esfuerzo. Esta característica utiliza inteligencia artificial para evitar que ingreses repetidamente datos de forma manual. Su propósito es agilizar el ingreso de datos.

Ya que hablamos de inteligencia artificial, quiere decir que Excel aprende ciertos patrones de tu trabajo para proporcionarte relleno automático. Un ejemplo es cuando tienes una columna con varios nombres y apellidos, y necesitas separarlos en dos columnas diferentes.

Luego de mostrarte el procedimiento, la herramienta rellenará el resto de celdas en las columnas para que no tengas que hacerlo manualmente. Para ver cómo funciona haz lo siguiente:

1. Crea una lista de nombres y apellidos usando varias filas en una columna.
2. Al lado crea dos columnas, una para los nombres y otra para los apellidos.
3. Debajo en las respectivas celdas, escribe el primer nombre de la lista y su apellido. Esto entrenará a la inteligencia artificial para que reconozca que es lo que intentas hacer.
4. Seguidamente, selecciona la columna entera de nombres incluyendo el que acabas de escribir. Haz clic en la opción Fill (rellenar) en la barra de herramientas y selecciona relleno automático o Flash Fill. También puedes utilizar el comando Ctrl + E para ahorrar un poco más de tiempo.
5. Para los apellidos realiza el mismo procedimiento que en el paso anterior.

Listo, de esta forma verás como Excel rellena por ti el resto de las celdas separando los nombres de los apellidos.

Quitar duplicados

Entre las funciones de Excel encontramos una que se encarga de eliminar los datos duplicados. Es muy útil cuando trabajamos con tablas que tienen un gran volumen de información y existen algunos datos repetidos.

Encontrarlos, compararlos y eliminarlos a mano es un trabajo que demanda tiempo y esfuerzo. Pero esta opción te permite hacerlo en cuestión de unos minutos. Para utilizar esta funcionalidad debes:

1. Seleccionar la tabla o columnas donde quieres eliminar los valores duplicados.
2. Dirigirte a la pestaña datos y hacer clic en “quitar duplicados”.
3. Seguidamente, aparecerá un recuadro en el que te pedirá indicar las columnas a las que se les aplicará el cambio.

De este modo, Excel eliminará los duplicados dejando tu lista más organizada. Sin embargo, debes tener en cuenta que los resultados serán diferentes dependiendo de las columnas que selecciones para aplicar los cambios, ya que este paso puede ser un poco confuso.

Para evitar inconvenientes te recomendamos guardar los datos originales en otra hoja de cálculo. Así tendrás un respaldo en caso de que ocurra algún error.

Suma rápida (Autosuma)

Por último, otra de las funciones de Excel que te salvarán de dolores de cabeza es la autosuma. Esta herramienta calcula los totales en cuestión de unos segundos cuando trabajas con informes de ventas o similares.

Supongamos que tienes varios grupos de reportes de ventas anuales, para sacar los totales solo tienes que seleccionar las celdas donde van los resultados mientras presionas la tecla Ctrl. 

Cuando estés listo, ve a la pestaña de inicio y haz clic en la opción autosuma. Excel sumará los totales de forma automática según las celdas que hayas seleccionado, tanto de forma vertical cómo horizontal.

¿Quieres aprender más sobre Excel? Sigue a estos Tiktokers

Como ya sabes, las funciones de Excel son difíciles de enumerar. Esta herramienta cuenta con tantas funcionalidades y características que es complicado aprenderlas todas de una vez.

Una forma eficaz y divertida para aprender a utilizar este software es a través de TikTok. En esta red social se encuentran personas con conocimientos avanzados de Excel que comparten muchas funciones, trucos y atajos. 

A continuación te mostraremos algunos de los mejores Tiktokers que te enseñarán a ahorrar tiempo y esfuerzo con Excel.

Patricio de la Garza (Analytika)

Patricio de la Garza es un Tiktoker muy hábil utilizando esta herramienta. En su canal llamado Analytika cuenta con más de 800.000 seguidores donde recibe miles y miles de visitas.

Patricio sube videos cortos y educativos donde te enseña de una manera sencilla muchas de las funciones que Excel te brinda para facilitar tu trabajo con las hojas de cálculo.

Kat Norton (miss.excel)

Kat Norton es conocida en TikTok como Miss Excel gracias a su gran dominio de la herramienta. No por nada tiene más de 800.000 seguidores.

Kat nos enseña los secretos de Excel a través de videos interactivos donde utiliza música en tendencia y las mejores transiciones para ofrecerte un aprendizaje divertido.

Superexcel

También te recomendamos ver los videos de superexcel, una cuenta de TikTok con 2.7 millones de seguidores actualmente.

Sus videos te enseñan trucos, atajos y funciones de Excel que sin duda harán que tu trabajo sea más fácil. Por ejemplo, aprenderás cómo generar correos para empleados rápidamente, crear calendarios, corregir nombres cuando están mal escritos y mucho más.

Excel es una herramienta compleja, pero una vez que aprendes todos los atajos y funciones es muy sencillo. Así que no pierdas el tiempo y apúntate en nuestros cursos para convertirte en un experto.